Gestionar la nómina de una organización del sector salud con presencia en diferentes estados de México requiere mucho más que procesar pagos quincenales. La existencia de varios registros patronales, distintos centros de trabajo, obligaciones ante organismos como el IMSS y un volumen importante de información exige procesos precisos, controles definidos y capacidad para detectar inconsistencias antes de que generen problemas administrativos o financieros.
Mediante un caso de éxito en Payrolling desarrollado por Evolucione se evidencia la capacidad de una estrategia para ordenar una estructura compleja y reconfigurarla en un lapso de tan solo ocho días. Dicha iniciativa involucró a un grupo médico especializado con alcance tanto nacional como internacional, el cual requería trasladar la administración de sus remuneraciones sin alterar la fecha prevista de dispersión ni interrumpir la marcha normal de sus operaciones.
El desafío de administrar una nómina con presencia en cinco estados
Antes de la implementación, el grupo médico gestionaba internamente su nómina mediante un sistema contable. La operación involucraba 74 colaboradores distribuidos entre cinco registros patronales ubicados en Ciudad de México, Jalisco, Guanajuato, Nuevo León y Baja California.
A todo lo anterior se añadían tareas manuales, una notable carga administrativa y gastos operativos al alza. Asimismo, la ejecución de las remuneraciones quincenales constituía un asunto delicado, pues cualquier fallo en las operaciones aritméticas era capaz de perjudicar tanto a la entidad como a su equipo de trabajo.
La meta consistía en migrar toda la gestión a un sistema de Payrolling y lograr que la primera quincena de este nuevo modelo se liquidara sin contratiempos. Cada tarea tenía que ejecutarse respetando las fechas habituales de cobro y en un margen de ocho días.
Un procedimiento estructurado para culminar con éxito la migración
Dada la escasez temporal, se requería una estrategia minuciosa. Las labores arrancaron mediante un encuentro inicial entre el Director General, el Contralor y el Gerente de Nóminas, espacio donde se fijaron las prioridades y las tareas correspondientes.
Posteriormente, se diseñó un calendario operativo con fechas para la entrega de información, parametrización del sistema, revisión de cálculos, aprobación de la prenómina y generación de los diferentes entregables.
Entre las acciones fundamentales destacó la depuración y el traslado de los datos pertenecientes a los 74 colaboradores. Con el propósito de optimizar su gestión y control posterior, dichos registros se estructuraron conforme a cada centro operativo y registro patronal.
Tecnología y controles para revisar cada etapa
El despliegue abarcó la configuración de FORTIA, un sistema enfocado en la administración de Recursos Humanos y la gestión de salarios. Dicha solución sirvió para unificar datos, agilizar cálculos y optimizar el seguimiento de las actividades.
Asimismo, se contemplaron cinco nóminas vinculadas a las diferentes entidades bancarias empleadas para la distribución de los fondos, sumado a la creación y comprobación de los documentos requeridos para ejecutar dichas operaciones de transferencia.
Con anterioridad a cada liquidación de pagos, se remitía la prenómina con el propósito de revisarla y validarla. Posteriormente, se comprobaban las anomalías, se efectuaban las operaciones matemáticas pertinentes y se contrastaban los datos. Dicha secuencia de controles resultó clave para garantizar que la flamante operativa operara de manera óptima desde su ciclo inicial.
Se han hallado discrepancias significativas durante la revisión preliminar
Durante los primeros siete días de labores se identificó uno de los descubrimientos más relevantes. Al analizar los datos, fue posible detectar irregularidades vinculadas al fondo de ahorro y al IMSS, las cuales se originaron por descuidos en la gestión pasada.
Gracias a la identificación precoz, fue factible divulgar los descubrimientos y efectuar las enmiendas requeridas antes de que tales discrepancias derivaran en un inconveniente de mayor gravedad. Dicho aspecto pone de manifiesto cuán crucial resulta que la administración de nóminas incorpore supervisiones y análisis, y que no se reduzca a la simple ejecución automática de cantidades.
Aparte de efectuar el cálculo y pago de la nómina, el proceso abarcó la emisión y el timbrado de los CFDI, sumado a su entrega automatizada a los trabajadores. Mediante Kiosco FORTIA, los equipos de trabajo tuvieron asimismo la posibilidad de revisar sus recibos de manera directa.
Qué resultados obtuvo el grupo médico
Gracias al despliegue, fue posible finalizar la transferencia del procedimiento en el tiempo previsto y obtener un cómputo salarial verificado. Igualmente, se unificaron varios procesos por medio de recursos tecnológicos y se fijaron productos concretos para cada etapa.
Entre los documentos generados de forma quincenal se incluyeron reportes de nómina, listas de raya por sede y banco, archivos de pago y carpetas con CFDI timbrados. A nivel mensual se contemplaron reportes acumulados y procesos relacionados con ISN, FONACOT y SUA.
La transición también incluyó capacitación remota para el área de Recursos Humanos, un manual de uso y herramientas para la administración de usuarios. De esta manera, la implementación contempló tanto la operación tecnológica como la continuidad del trabajo interno.
El payrolling como asistencia en la gestión de nóminas complejas
Este caso evidencia que la administración de salarios dentro del ámbito sanitario exige una coordinación precisa, un análisis constante de los datos y mecanismos de supervisión que respalden cada fase del procedimiento. Para aquellas entidades que disponen de múltiples localizaciones y diversos registros patronales, la implementación de un esquema de Payrolling ofrece la posibilidad de centralizar las funciones, estandarizar los procesos y simplificar el control de las responsabilidades salariales.
La experiencia de la entidad de salud evidencia que la administración salarial es capaz de optimizarse hasta en periodos breves si se cuenta con un esquema definido, recursos idóneos y supervisión continua en cada fase. Asimismo, la identificación de anomalías en el transcurso de la migración pone de manifiesto la importancia de examinar los procedimientos bajo una perspectiva global, más allá de simplemente transferir datos de un sistema a otro.
Gracias a su sólida experiencia en servicios de Payrolling en México, Evolucione implementa procedimientos integrales que comprenden la generación de CFDI, el timbrado y el cálculo salarial, además de diversos reportes y mecanismos de supervisión para monitorear cada etapa del proceso. La experiencia acumulada en esta clase de soluciones pone de manifiesto la relevancia de disponer de una administración metódica siempre que las demandas operativas de una empresa exijan un mayor rigor, estabilidad y control.
